Votre SIRH ne couvre pas 100 % de vos besoins ? Développer votre propre outil RH est désormais possible

Le constat : aucun SIRH ne couvre tout

Un SIRH couvre bien le coeur de métier : administration du personnel, paie, formation, entretiens. Mais chaque entreprise a ses spécificités. C'est là que l'outil s'arrête.

Ce que nous voyons le plus souvent sur le terrain :

• Habilitations et aptitudes : CACES, habilitations électriques, autorisations ferroviaires ou BTP, avec leurs dates de validité.
• Formations obligatoires : suivi des échéances, relances, preuves pour l'audit.
• Contrôles de paie : vérifications avant clôture, écarts d'un mois sur l'autre, cohérence DSN.
• Rémunération variable : primes et bonus calculés selon des règles complexes (objectifs, paliers, prorata, multi-critères), avec leur circuit de validation et de versement.
• Pilotage RH : tableaux de bord croisant plusieurs sources que le SIRH ne relie pas.

Faute de mieux, ces processus vivent hors outil : des fichiers Excel tenus à jour à la main, en plusieurs versions ; des exports et imports répétés chaque mois entre le SIRH et d'autres outils ; des présentations soignées, reconstruites à chaque comité ; des relances par mail et des contrôles visuels.

C'est chronophage, source d'erreurs et dépendant d'une ou deux personnes qui « savent ». Et changer de SIRH pour ces quelques besoins coûte cher et prend des mois.

Trois façons de combler l'écart

Le bon choix dépend du besoin, du volume de données et de la capacité interne à maintenir l'outil.

1. No-code ou low-code. Airtable, Notion, Make ou Power Apps permettent de monter un mini-outil en quelques jours : suivi d'onboarding, registre d'habilitations, formulaire de demande. Idéal pour tester un besoin.
2. Outil tiers connecté par API. Une solution spécialisée (recrutement, planning, qualité de vie au travail) se branche sur le SIRH et échange les données automatiquement. L'éditeur assure la maintenance.
3. Développement sur mesure. Un module conçu pour votre organisation, vos règles et vos données. C'est l'option la plus adaptée quand le besoin est spécifique à votre secteur ou à votre convention collective.

Les trois approches comparées

Avec l'IA, on va plus loin

Il y a encore peu, un outil RH sur mesure était réservé aux grands groupes. Il fallait une équipe de développement, de longs mois et un budget conséquent. Les autres entreprises restaient sur Excel. L'IA change cette équation.

• On construit plus vite. Les outils de développement assistés par IA réduisent fortement le temps de conception et de réalisation. Un outil adapté se livre en semaines, pas en mois.
• On coûte moins cher. Le sur-mesure devient accessible aux PME et ETI.
• On répond au vrai besoin. Plus besoin de tordre le processus pour qu'il rentre dans un outil standard. L'outil s'adapte à vos règles, votre convention collective, votre organisation.
• On automatise ce qui était manuel. Les exports, les consolidations Excel et les supports de comité sont remplacés par des données connectées et des tableaux de bord à jour.

Les SIRH, de leur côté, s'ouvrent : API, exports exploitables, briques cloud sécurisées. Tout est réuni pour sortir du traitement à la main. La clé n'est plus la technique. C'est la qualité du cadrage fonctionnel.

La méthode JOY Talents en cinq étapes

Nous abordons ces projets comme des projets SIRH à part entière, avec la même rigueur.

1. Cartographier le besoin. Qui utilise l'outil, pour quelle décision, avec quelles données ? Nous partons des processus réels, pas des fonctionnalités.
2. Épuiser d'abord le SIRH existant. Paramétrage, module non activé, évolution prévue par l'éditeur : souvent, une partie du besoin est déjà couverte.
3. Vérifier la connectivité. API, exports, fréquence de synchronisation. L'objectif : zéro double saisie et une seule source de vérité.
4. Sécuriser les données. Les données RH sont sensibles. Hébergement, droits d'accès, durées de conservation et registre RGPD sont validés avec votre DPO dès le départ.
5. Livrer, recetter, transmettre. Développement par étapes courtes, recette avec les utilisateurs, documentation et plan de maintenance. L'outil doit vivre après notre départ.

Le volet sécurité est couvert

Un outil RH manipule des données personnelles, parfois des données de santé ou de paie. Nous traitons ce volet comme une partie du projet, pas comme une case à cocher à la fin.

• Choix de l'hébergement : en France ou dans l'Union européenne, chez un hébergeur choisi avec vous, avec sauvegardes et chiffrement. Jamais sur un poste ou un fichier partagé.
• Accès et traçabilité : authentification unique quand votre SI le permet, droits par profil et par périmètre, journal des modifications.
• Conformité : finalités, durées de conservation et registre des traitements écrits avec votre DPO ; l'outil lit les référentiels du SIRH, il ne les duplique pas.
• Tests pour valider la solution : jeux d'essai construits sur vos cas réels, recette avec les utilisateurs, vérification des interfaces et des droits avant la mise en service.

Les pièges à éviter

• Recréer le SIRH à côté du SIRH. L'outil complémentaire couvre un manque précis, pas tout le périmètre.
• Dupliquer les référentiels. Salariés, postes, organisation : ils restent dans le SIRH. L'outil les lit, il ne les ressaisit pas.
• Oublier la maintenance. Un outil sans responsable ni documentation devient vite un nouvel Excel caché.
• Négliger l'adoption. Un outil utile mais mal présenté ne sera pas utilisé. Prévoir une courte formation et un référent.

Ce que vous y gagnez

Comment JOY Talents vous accompagne

JOY Talents réunit plus de quinze ans d'expérience en conseil SIRH : paie et DSN, conventions collectives, Cornerstone (formation, performance, recrutement, rémunération), pilotage de projets de migration. Cette double compétence, fonctionnelle et projet, nous permet de :

• diagnostiquer ce que votre SIRH peut encore couvrir, et ce qu'il ne couvrira pas ;
• choisir l'approche la plus adaptée : no-code, outil tiers ou sur mesure ;
• concevoir et livrer l'outil complémentaire, connecté à votre SIRH ;
• sécuriser le projet sur le plan des données et de la conformité, tests compris.

Questions fréquentes

Par où commencer

Votre SIRH laisse un vide que vos équipes comblent à la main ? Un premier échange de trente minutes suffit pour identifier la bonne approche. Voyez aussi notre activité développement, et parlons-en.

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