Entretien de parcours professionnel : le mettre en œuvre et le suivre dans votre SIRH

Ce que dit la loi, en pratique

La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, complétée par le décret n° 2026-39 du 28 janvier 2026, réécrit l'article L. 6315-1 du Code du travail. L'entretien professionnel devient l'entretien de parcours professionnel, et son calendrier change.

Les six événements qui déclenchent un entretien ou un bilan

Sur le fond, l'entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail. Il traite des compétences et qualifications mobilisées dans l'emploi et de leur évolution possible, des souhaits d'évolution et de mobilité, interne ou externe, des besoins de formation au-delà du plan de développement des compétences, de la validation des acquis, du bilan de compétences et de la période de reconversion, de l'activation du CPF et, s'il y a lieu, de l'adaptation du poste et de la prévention de l'usure professionnelle. Il se tient sur le temps de travail, par le supérieur hiérarchique ou un représentant de la direction, et donne lieu à un document dont une copie est remise au salarié.

Le bilan à huit ans vérifie que les entretiens ont eu lieu et que le salarié a suivi au moins une formation autre que celles obligatoires, acquis des éléments de certification ou bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, si les entretiens manquent et qu'aucune formation non obligatoire n'a été suivie, l'employeur abonde le CPF du salarié de 3 000 €. Les accords collectifs peuvent raccourcir les périodicités, jamais les allonger ; ceux fondés sur l'ancien rythme devaient être mis en conformité avant le 1^er octobre 2026.

Cadrer avant de paramétrer

Un outil ne règle pas une règle que l'on n'a pas écrite. Six décisions à prendre avec la direction des ressources humaines, et à consigner, avant d'ouvrir le SIRH.

1. La date d'ancrage. Pour les nouveaux embauchés, la date d'entrée. Pour les salariés en poste, la date du dernier entretien réalisé, et non la date du jour : c'est elle qui fixe l'échéance des quatre ans. Écrivez la règle pour les cas limites : mutation intragroupe, transfert d'entreprise, changement de contrat.
2. Le rythme retenu. La loi fixe un maximum ; votre accord peut prévoir plus fréquent. Beaucoup d'entreprises gardent un point de parcours tous les deux ans pour les populations sensibles, et l'entretien légal tous les quatre ans.
3. Qui conduit. Le manager, formé, dans la plupart des cas ; la fonction RH pour les retours d'absence longs et les situations délicates. Le SIRH doit savoir affecter l'entretien à l'une ou l'autre.
4. La convocation. Aucun délai légal dans le secteur privé ; dix à quinze jours est la pratique, sous réserve de votre convention collective. Elle indique la date, le lieu ou le lien, l'interlocuteur et l'objet, rappelle que l'entretien n'est pas une évaluation, et joint la trame, le dernier compte rendu et la fiche de poste.
5. La remise de l'écrit. La signature du salarié n'est pas obligatoire, la preuve de remise l'est en pratique : signature électronique, accusé de lecture dans le SIRH ou courriel conservé. Le refus de signer se mentionne.
6. La conservation. Au moins la durée d'un cycle de bilan, huit ans, et de préférence toute la relation de travail : c'est au bilan, et en cas de litige, que l'on vous demandera les comptes rendus.

La trame : une seule, avec des volets conditionnels

Plutôt que quatre formulaires, une trame unique dont certaines sections n'apparaissent que lorsque l'événement le justifie. C'est plus simple à maintenir et le reporting reste homogène.

• Situation actuelle : emploi, compétences et qualifications mobilisées, ce qui a changé dans le poste.
• Parcours depuis le dernier entretien : formations suivies, certifications obtenues, évolutions de poste ou de rémunération. Ces trois lignes alimentent directement le bilan à huit ans.
• Souhaits d'évolution : mobilité interne ou externe, reconversion, VAE, bilan de compétences, période de reconversion. Sous forme de listes fermées, pour pouvoir les compter, complétées d'un champ libre.
• Besoins de formation et plan d'actions : quatre colonnes, action, responsable, échéance, suivi. Chaque ligne doit pouvoir devenir une demande de formation dans le plan.
• Information du salarié : CPF, conseil en évolution professionnelle, VAE, case à cocher datée.
• Conditions de travail (si lieu, obligatoire à mi-carrière) : adaptation ou aménagement du poste, prévention de l'usure.
• Volet fin de carrière (dans les deux ans précédant 60 ans) : maintien dans l'emploi, retraite progressive, temps partiel, transmission.
• Volet retour d'absence : reprise, besoins d'adaptation, actualisation des compétences.
• Clôture : date, participants, remise de la copie, signatures ou mention du refus.

Paramétrer le SIRH en sept points

1. Le référentiel des dates, par salarié

Tout part de quatre dates portées sur la fiche du salarié : date d'entrée, date du dernier entretien de parcours, date du dernier bilan, date de naissance. S'y ajoutent les absences avec leur motif, en général déjà présentes dans la gestion des temps ou la paie. Si ces dates vivent dans un outil et les entretiens dans un autre, c'est l'interface entre les deux qu'il faut sécuriser en premier.

2. Les règles de déclenchement

Une tâche automatique crée l'entretien à J-90 de l'échéance et alerte le manager, puis la fonction RH à J-30 si rien n'est planifié. Les retours d'absence se déclenchent à la date de reprise, la mi-carrière à la date de la visite médicale, la fin de carrière à 58 ans. Le bilan se crée à huit ans révolus et pré-remplit la période écoulée.

3. Fil de l'eau ou campagne ?

Une campagne annuelle unique génère des entretiens hors délai pour tous ceux dont l'échéance tombe avant. Le compromis qui tient : une fenêtre annuelle pour les entretiens dont l'échéance tombe dans l'année, lancée assez tôt pour que le plus ancien reste dans les délais, et un fil de l'eau pour les retours d'absence et les embauches.

4. Le formulaire

Sections conditionnelles selon le type d'événement, listes fermées pour tout ce qui doit être compté, champs libres pour le reste, préparation par le salarié avant l'entretien, et un bloc d'information CPF et CEP daté. Un formulaire distinct de l'entretien annuel, même si les deux se tiennent le même jour.

5. Le circuit

Création, convocation générée depuis l'outil avec les pièces jointes, préparation, entretien, compte rendu, remise au salarié avec signature électronique ou accusé de lecture, clôture. Chaque étape a un statut et une date, c'est ce qui rend le reporting possible et la preuve disponible.

6. Le lien avec la formation

Une ligne du plan d'actions doit pouvoir devenir une demande dans le plan de développement des compétences, puis une inscription dans le LMS, sans ressaisie. À l'inverse, les formations réalisées, obligatoires ou non, doivent remonter dans la section « parcours » de l'entretien suivant et dans le bilan à huit ans, avec la distinction qui compte pour l'abondement.

7. L'historique et les droits d'accès

Reprenez au minimum les dates des anciens entretiens professionnels et les comptes rendus en pièces jointes, faute de quoi les premières échéances seront fausses. Puis réglez qui voit quoi : le salarié son dossier, le manager son équipe, la fonction RH son périmètre. Les souhaits de mobilité externe ou de reconversion sont des données sensibles pour la relation de travail.

Les indicateurs qui tiennent la promesse

Six indicateurs à afficher sur le tableau de bord RH

Les pièges à éviter

• Lancer une campagne sans règle par salarié. Elle produit des entretiens en retard et des entretiens inutiles.
• Fondre l'entretien de parcours dans l'entretien annuel. Un seul formulaire, et l'écrit remis ne vaut plus pour l'obligation.
• Oublier les retours d'absence. Ils n'ont pas de campagne ; seul un déclencheur sur la date de reprise les attrape.
• Ne pas tracer la remise. Un compte rendu existe, personne ne peut prouver qu'il a été remis.
• Compter les formations obligatoires dans le bilan. Elles ne protègent pas de l'abondement.
• Laisser courir un accord sur l'ancien rythme. Depuis le 1^er octobre 2026, c'est la loi qui s'applique.

Ce que vous y gagnez

Questions fréquentes

Par où commencer

Sortez la liste de vos salariés avec trois colonnes : date d'entrée, date du dernier entretien professionnel, date de naissance. Ce que vous n'arrivez pas à remplir est exactement ce que le SIRH ne saura pas déclencher. Pour cadrer les règles ou paramétrer votre outil, parlons-en.

Sources : Légifrance (article L. 6315-1 du Code du travail, loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, décret n° 2026-39 du 28 janvier 2026), questions-réponses du ministère du Travail sur l'entretien professionnel, presse RH et juridique spécialisée. Cet article est une synthèse d'information, pas un avis juridique : reportez-vous aux textes en vigueur et à votre convention collective.

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